企業(yè)會議策劃是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果。
好的會議策劃,一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創(chuàng)意才行。
為強化會議效果,許多會議將會標美化、渲染為會議背景板,特別是一些特殊的如黨代會等,采用噴繪背景板。
具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;
根據會議的級別,選擇會議舉辦地;
根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前預約。
一般而言,展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
統一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求),可以事先制訂餐標及餐譜。
嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。
除一般性的主會場外,通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發(fā)言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小于15人。
研討型會議通常專業(yè)性較強,參與的人數不是很多,除非是行業(yè)標準討論,一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。
培訓會議也是專業(yè)型會議,通常是企業(yè)內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳授。
此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。
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